EVALUACIÓN MÓDULO II

El tratamiento técnico de los documentos incluye toda una serie de procesos, que se inicia con la identificación de los fondos y las series documentales y continúa con su valoración (mediante la cual se determina la conservación o la eliminación de los documentos), su clasificación (que agrupa los documentos con el fin de facilitar su organización y recuperación, y los sitúa en el contexto en el que se han producido), su descripción (que permite un acceso más eficiente al contenido de los documentos) y su archivo (que asegura una instalación adecuada de los documentos).

Las edades de los documentos se establecen según los distintos valores (administrativos y jurídicos, históricos y culturales) que éstos poseen a lo largo de su vida, de manera que cada etapa del archivo tiene que responder a la utilidad específica de la documentación en un momento particular y a las diferencias en su tratamiento.

Primera edad. Un documento se utiliza cada vez menos a medida que disminuye su utilidad administrativa. Cuando ha finalizado el asunto que lo originó, el uso que se hace del documento es más esporádico. Sin embargo, la documentación puede ser todavía objeto de consulta, o se tiene que mantener para cumplir con los requisitos legales o normativos. La fase semi activa o semi corriente de la documentación se corresponde con el archivo central y con el archivo intermedio.

En 1964 el archivero norteamericano O.W. Holmes estableció tres niveles diferentes de clasificación: Archivo, Fondo y Sub-Fondo.

El órgano de Administración de Archivos en coordinación con la Oficina de Planificación o la que haga sus veces elaborarán la Guía de Organización de Documentos (Cuadro de Clasificación de Series Documentales) de la institución de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nación – AGN.

La ordenación hace referencia al criterio utilizado para ordenar los expedientes o documentos que integran una serie documental determinada. Así, ordenar se puede definir como “instalar los documentos de archivo según un orden predeterminado: alfabético, cronológico, numérico”.